Comment gérer sa comptabilité en tant qu’entrepreneur ?

Innover. Voici le principal objectif d’une startup. Son concept révolutionnera peut-être notre futur, mais lancer une idée neuve ne doit pas empêcher les entrepreneurs de tenir correctement leur comptabilité !

Un bilan financier régulièrement tenu, c’est la garantie de pouvoir présenter une balance irréprochable à de futurs investisseurs… tandis que tarder à montrer sa situation financière peut être mal perçu et freiner le lancement de la jeune entreprise. Alors, comment bien tenir ses comptes ?

Les fondamentaux

Olivier Jauze, expert-comptable associé chez KPMG, recommande aux chefs d’entreprises de suivre ces cinq règles :

  • Bien choisir son logiciel de gestion comptable ;
  • Avoir toujours en tête le calendrier des opérations ;
  • Avoir une comptabilité à jour (charges et TVA) ;
  • Ne pas mélanger ses comptes personnels et privés ;
  • Faire appel à un expert-comptable pour avoir l’esprit libre et se concentrer sur la trésorerie et le chiffre d’affaires de son entreprise.

Logiciel de gestion comptable

Savoir utiliser un outil de gestion comptable demande du temps. Il est néanmoins indispensable d’avoir, à tout moment, une vision précise de sa situation financière.
La personne la plus à même de connaître parfaitement une entreprise n’est autre que l’entrepreneur lui-même. Sans être expert-comptable, il peut effectuer certaines tâches à l’aide de logiciels de comptabilité gratuits comme Grisbi, Dolibarr et MemSoft. L’entrepreneur peut aussi se former aux bases de la comptabilité et à l’outil de saisie qu’il a choisi.

Calendrier des opérations

Lorsqu’un entrepreneur lance son entreprise, il doit déterminer une date de clôture de ses exercices comptables, sachant que le premier exercice comptable d’une entreprise ne peut excéder 24 mois. La loi impose une date seulement aux professions libérales qui doivent obligatoirement clôturer leurs comptes au 31 décembre de chaque année. Dans les autres cas (entreprise individuelle, société, EURL…), les entreprises peuvent clôturer leurs exercices comptables à la date de leur choix, tant qu’elle reste toujours la même.

Si une activité est saisonnière, la date de clôture ne sera pas forcément le 31 décembre. L’objectif est d’arrêter les comptes au moment où les stocks sont au plus bas et la trésorerie au plus haut. Par exemple, pour une activité commerciale intense durant la période de Noël ou du jour de l’an (cadeaux pour enfants, hôtellerie…), clôturer au 31 décembre est une erreur. Il est préférable de choisir une date qui correspond à une période calme de l’activité, comme le 30 septembre par exemple. Ce choix reflétera les performances de l’entreprise dans son bilan et son compte de résultat.

Charges fixes ou variables ?

La première obligation est de discerner les charges fixes des charges variables. Une charge fixe est indépendante de la productivité : les loyers, les assurances ou encore les salaires des employés pourront être décaissés quoi qu’il arrive. A contrario, les charges variables changent selon l’activité de l’entreprise. Si l’activité progresse, elles augmentent, et inversement. Sont concernés les achats de marchandises, les budgets des sous-traitants ou encore les commissions.

Déclaration et paiement de la TVA

Mais ce n’est pas tout : il faut aussi déterminer le régime de la TVA. Son taux diffère selon la nature des produits ou des services concernés. Généralement fixée à 20 %, elle peut être réduite à 5,5 % dans le domaine de la restauration et des produits alimentaires. Les entrepreneurs sont contraints de reverser la TVA dès le début de leur activité et de télétransmettre chaque mois une déclaration.

Comptes privés et professionnels

En plus de souscrire à deux comptes distincts, l’un privé et l’autre professionnel, l’entrepreneur est fortement encouragé à adhérer à un CGA (Centre de Gestion Agréé). Cet organisme fournit des statistiques sur le secteur d’activité de l’entreprise. Il contrôle les éléments comptables de ses adhérents et peut aussi établir lui-même les déclarations fiscales selon leurs demandes. De plus, les adhérents bénéficient d’un conséquent avantage fiscal par rapport aux non-adhérents : ces derniers voient en effet le montant de leurs revenus imposables majoré de 25 %.

Faire appel à un expert-comptable

Cet avantage fiscal est également valable en cas de recours à un expert-comptable autorisé par l’administration. Engager un comptable est sans aucun doute la solution la plus sécurisante : certes plus onéreux, il reste une pointure dans son domaine et peut apporter une réelle aide dans la définition du business plan.

La gestion financière d’une entreprise n’est pas une mince affaire. Les incubateurs, comme celui de la Technopole de l’Aube, sauront vous conseiller sur la gestion de votre startup grâce aux nombreux services qu’ils proposent !

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